Kassasystem: vad lagen kräver och vad du ska jämföra

Ett kassasystem registrerar försäljningen, skriver ut eller skickar kvitton och samlar underlaget till bokföringen. För många företag är det också ett krav enligt lag.

När måste du ha ett kassaregister?

Säljer du varor eller tjänster mot kontant betalning måste du som huvudregel ha ett certifierat kassaregister med kontrollenhet och anmäla det till Skatteverket. Med kontant betalning menas här inte bara sedlar och mynt utan också kort och, enligt Skatteverket, Swish.

Det finns undantag. De vanligaste är:

• Liten kontantförsäljning. Du behöver inget kassaregister om din kontanta försäljning, inklusive kort, är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår. Prisbasbeloppet ändras varje år.
• Fakturerad försäljning omfattas inte av kravet.
• Obemannad försäljning, där köparen sköter betalningen själv utan att någon övervakar.

Skatteverket kan också i vissa fall ge enskilt undantag. Kontrollera alltid vad som gäller för just din verksamhet hos Skatteverket.

Även om du inte behöver ett kassaregister måste försäljningen bokföras och dokumenteras.

Vad ett kassasystem kostar

Kostnaden består oftast av:

• Licens eller abonnemang per månad, ofta per kassa eller per användare
• Hårdvara: surfplatta eller dator, kvittoskrivare, kassalåda och kontrollenhet
• Kortterminal och avtal om kortinlösen, om de inte ingår
• Tillägg för till exempel lager, bordsbokning, webbutik eller lojalitetsprogram
• Installation och utbildning

Lägg ihop allt per månad, så går det att jämföra med andra lösningar. Månadskostnader för kassan kan du lägga under “övriga avgifter” i avgiftskalkylatorn för att se totalen för kortbetalningar och kassa tillsammans.

Frågor att ställa innan du väljer

1. Är kassaregistret och kontrollenheten godkända enligt Skatteverkets krav, och hjälper leverantören till med anmälan?
2. Vilka kortterminaler och inlösare fungerar med kassan? Kan du byta inlösare utan att byta kassa?
3. Går det att koppla till ditt bokföringsprogram?
4. Hur fungerar kassan om internet går ner?
5. Hur lång är bindningstiden, och vad händer med din data om du säger upp avtalet? Räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret slutade, enligt bokföringslagen (1999:1078) 7 kap. 2 §. Du behöver alltså kunna ta ut den.
6. Vad kostar support, och när är den öppen?

Läs också guiden om kortterminaler och om kortinlösen.